Ich möchte kurz eine kleine Gedankenreise mit dir machen.
Stell dir vor, du schaust am Montagnachmittag in den Kalender deiner Woche: Weekly, Jour fixe, Projektupdate, Teamrunde, nochmal im weekly. Zwischen all diesen Terminen steckst du irgendwie auch noch die eigentliche Arbeit. Und während du im dritten Meeting des Tages sitzt und merkst, dass du eigentlich gar nicht gebraucht wirst, schleicht sich ein Gedanke ein: Wozu bin ich eigentlich hier?
Dieses Gefühl kennen wir. Und wir haben festgestellt: Es ist einer der unterschätzten Gründe, warum Teams ihr Engagement verlieren.
Meetings sind kein Nebenproblem – sie sind Kulturarbeit
Wenn wir in unserer Beratungsarbeit mit kleinen Teams und Unternehmen sprechen, hören wir häufig: „Unser Team ist irgendwie nicht mehr so engagiert wie früher.“ Und wenn wir dann gemeinsam auf die Arbeitsweise schauen, landen wir fast immer früher oder später bei einem Thema: Meetings.
Nicht weil Meetings per se schlecht sind. Im Gegenteil – gute Meetings sind Gold wert. Sie schaffen Verbindung, fördern Entscheidungen und geben dem Team das Gefühl, gemeinsam in eine Richtung zu gehen. Aber schlechte Meetings – und davon gibt es erschreckend viele – machen genau das Gegenteil. Sie signalisieren: Deine Zeit ist nicht besonders wertvoll. Und deine Energie auch nicht.
Das hört sich hart an, aber es ist die ehrliche Konsequenz einer Meetingkultur, die sich nie jemand bewusst ausgesucht hat. Die einfach irgendwie „passiert ist“.
Die 4 häufigsten Meetingfallen in kleinen Teams
1. Das Meeting ohne Ziel
„Kurze Absprache?“ – Klingt harmlos. Ist es aber nicht, wenn niemand weiß, was dabei eigentlich rauskommt. Meetings ohne klares Ziel enden entweder in ausufernden Diskussionen oder in einem Schulterzucken. Beides kostet Energie, ohne etwas zu bringen.
Was hilft: Jedes Meeting braucht eine Agenda – auch wenn sie nur drei Stichpunkte hat. Und jedes Meeting braucht eine Antwort auf die Frage: Was soll am Ende anders sein als vorher?
2. Das Meeting, das zu lang ist
30 Minuten mit 5 Personen sind 2,5 Stunden kollektive Arbeitszeit. Eine Stunde sind bereits 5 Stunden. Wenn in dieser Zeit nicht für alle Anwesenden etwas Relevantes passiert, ist das kein kleines Problem – es ist ein großes.
Und die ehrliche Wahrheit: Die meisten Meetings könnten halb so lang sein. Wir terminieren Meetings zu lang, weil wir uns unsicher sind, ob wir fertig werden. Aber Zeitdruck schafft oft mehr Fokus als Großzügigkeit.
Was hilft: Standard sind bei uns 30 Minuten für Meetings mit mehr als zwei Personen. Und wir setzen sie bis :25 oder :55 an – damit alle kurz durchatmen können, bevor der nächste Termin startet.
3. Das Meeting mit zu vielen Menschen
Wer hat dich eingeladen? Warum eigentlich? Wenn du dir das bei einem Meeting ehrlich fragst und keine gute Antwort findest, bist du wahrscheinlich nur „zur Sicherheit“ dabei. Das ist nett gemeint, aber es signalisiert: Wir vertrauen nicht darauf, dass du informiert wirst, wenn du nicht dabei bist.
Was hilft: Nur wer wirklich eine Rolle im Meeting hat – mitentscheiden, beitragen, eine Information einbringen – sollte eingeladen sein. Alle anderen bekommen im Nachgang die Dokumentation.
4. Das Regelmeeting als Selbstzweck
Der Freitagsjourfix. Das wöchentliche Teammeeting. Treffen, die in den Kalender eingetragen wurden, als es einen guten Grund dafür gab – aber dieser Grund längst nicht mehr existiert. Regelmäßige Termine haben die Eigenschaft, sich selbst zu rechtfertigen, einfach weil sie im Kalender stehen.
Was hilft: Fragt euch einmal im Quartal für jedes wiederkehrende Meeting: Brauchen wir das noch? In dieser Frequenz? Mit diesen Menschen? Die Antwort überrascht manchmal.
Was schlechte Meetings mit dem Engagement deines Teams machen
Hier ist der Zusammenhang, der uns in der Praxis immer wieder begegnet: Meetings, die Zeit verschwenden, senden eine klare Botschaft an dein Team – auch wenn das niemand so beabsichtigt hat.
Sie sagen: Deine Zeit gehört uns. Dein Fokus ist weniger wichtig als unsere Abstimmungsbedürfnisse. Und deine Autonomie, die wir im nächsten Teammeeting so schön beschwören werden, gilt nur, solange wir dabei sein können.
Engagement entsteht, wenn Menschen das Gefühl haben, dass ihre Arbeit zählt und dass ihre Zeit respektiert wird. Beides beginnt – ganz konkret – mit der Frage: Muss dieses Meeting sein?
Der erste Schritt: Eine ehrliche Bestandsaufnahme
Ich empfehle Führungskräften und Teams oft, die eigene Meetingkultur einmal in Ruhe anzuschauen – nicht um alles umzuwerfen, sondern um zu verstehen, was eigentlich gerade passiert.
Eine einfache Übung: Schau dir die Meetings der letzten vier Wochen an und beantworte für jedes:
- Was war das Ziel?
- Wurde es erreicht?
- Wer war dabei – und musste wirklich alle dabei sein?
- Was wäre passiert, wenn dieses Meeting nicht stattgefunden hätte?
Die Antworten sind oft erhellend. Und manchmal auch ein bisschen unangenehm.
Es geht nicht um Effizienz. Es geht um Respekt.
Am Ende ist eine gute Meetingkultur keine Frage von Produktivitäts-Hacks oder cleveren Kalender-Tools. Es ist eine Frage von Haltung: Respektiere ich die Zeit meines Teams? Traue ich ihnen zu, auch ohne mich gut informiert zu bleiben? Bin ich bereit, auf Kontrolle zu verzichten – auch wenn das bedeutet, nicht bei jedem Gespräch dabei zu sein?
Diese Fragen haben keine einfachen Antworten. Aber sie sind es, die den Unterschied machen zwischen einem Team, das irgendwie funktioniert – und einem Team, das wirklich gerne zusammenarbeitet.
Wie wir bei Frachtwerk das angehen
Wir selbst haben das nicht immer perfekt gemacht. Wir haben Phasen erlebt, in denen wir uns in Terminen verloren haben, in denen die interne Koordination mehr Energie gefressen hat als die eigentliche Arbeit. Und wir haben gelernt: Es braucht konkrete Regeln, die das Team gemeinsam vereinbart und – das ist der entscheidende Teil – auch wirklich lebt.
Bei uns heißt das zum Beispiel: Meetings mit mehr als zwei Personen dauern maximal 30 Minuten. Jede Einladung beinhaltet eine Agenda. Wer nicht teilnehmen muss, wird nicht eingeladen. Und wer ein Meeting verlassen möchte, darf das jederzeit – ohne schlechtes Gewissen.
Klingt simpel. Ist es auch. Aber der Weg dorthin braucht manchmal einen Anstoß von außen.
Du erkennst dich in dem ein oder anderen Punkt wieder?
Dann lass uns in einem kostenlosen 30-minütigen Gespräch schauen, was bei euch konkret möglich ist. Nicht als Vortrag, sondern als ehrliches Gespräch über eure Situation.