Keine:r will es und doch passiert es immer wieder:
- zährende Meetings mit unklaren Zielen,
- fehlende Entscheidungsfindungen,
- unproduktive Diskussionen.
Auch wir haben festgestellt, dass wir recht viel Zeit in internen Meetings verbringen. Und auch in puncto Meeting-Effektivität haben wir Potenzial. Und das soll sich ändern. Aber wie kann die Optimierung einer unternehmensweiten Meetingkultur gelingen?
In diesem Artikel teilen wir Ausschnitte aus unserem Erfahrungsbericht. Wir erzählen von einem neuen Meetingformat, welches wir aktuell testen sowie unserer internen Moderationsausbildung. Selbstverständlich lässt sich eine Meetingkultur nicht von heute auf morgen optimieren und auch die zwei im Folgenden vorgestellten Maßnahmen sind kein Allheilmittel. Das müssen sie aber auch nicht sein. Viel wichtiger ist es, loszulegen und die Maßnahme für einen aussagekräftigen Zeitraum zu testen, um dann den Erfolg beurteilen zu können.
Also, auf die Plätze, fertig, los!
Soziokratisches Meetingformat
Unsere erste Maßnahme liegt in der Integration des in vielen New-Work-Organisationen angewandten und erprobten „soziokratischen Meetingformats“. Zugegeben: wir sind Fans davon, Strukturen und Methoden komplett neu für uns zu erfinden, aber es hat auch sein Schönes auf bereits bewährte Formate zu setzen.
Das soz. Meetingformat hat das Ziel, Meetings so effektiv und gleichzeitig integrativ wie möglich zu gestalten und bedient sich dafür an verschiedenen Elementen, wie:
- dem Sprechen in sog. „Runden“,
- Entscheidungsfindung mit Konsent,
- 3 verschiedenen Agendatypen (Info, Erkundung, Entscheidung),
- festen Moderation.
Das Meetingformat ist geeignet für:
- wiederkehrende Meetings,
- ab 3-4 Personen,
- Meetings, wo in der Regel nicht nur informiert wird, sondern auch immer wieder etwas besprochen oder entschieden wird.
Weitere Infos und Anleitungen zum Format sind hier zu finden.
Wir haben das Format zunächst über 6 Monate in einem Team getestet und rollen es jetzt in unserem zentralen, organisationsübergreifenden Meeting aus. Aus unserer Erfahrung können wir nur ermutigen, die anfänglich aufkommende Resistenz gegen die konsequente oder „straighte“ Meetinggestaltung auszuhalten. Ihr werdet belohnt mit Meetings, die richtig Energie, Flow und aktive Teilhabe bringen.
Interne Moderationsausbildung
Mit dem Ziel die Qualität unserer internen Moderationskompetenz zu steigern, haben wir als zweite Maßnahme eine Moderationsausbildung durchgeführt. Denn für ein erfolgreiches Meeting braucht es in vielen Fällen eine:n geschulte:n Moderator:in.
Dafür haben wir intern den Aufruf zur 4-teiligen Ausbildung gestartet. Die Vorbereitung und Durchführung kam ebenfalls aus den eigenen Reihen. Mit ca. 14 Kolleg:innen haben wir uns in jeder Session zentralen theoretischen Elementen gewidmet und dann aber vor allem viel geübt, geübt, geübt.
Beispielhafte Inhalte des Theorieteils:
- Welche Agenda eignet sich in Meetings?
- Wie schafft man es, dass alle aktiv beteiligt sind?
- Wie moderiert man strategische Entscheidungen in Gruppen?
- Wie geht man mit schwerwiegenden Einwänden bei Vorschlägen um?
- Wie weiter machen, wenn man selber nicht weiß, was der beste nächste Schritt ist?
- Wie bringt man eine Diskussion zurück zum Fokus?
Die gewonnene Kompetenz kann nun an verschiedenen Stellen in der Organisation angewendet werden, wie z. B. in Weeklies, „Gildenmeetings“ oder auch beim Kunden. Aus der abgeschlossenen Moderationsausbildung hat sich außerdem ein interner Moderationsstammtisch entwickelt. In diesem Rahmen treffen sich Kolleg:innen und unterstützen sich gegenseitig dabei, das Wissen aktiv im Arbeitsalltag anzuwenden, Ängste abzubauen und Neues zu wagen.
Unser Wissen und unsere Erfahrung geben wir auch im Rahmen unserer Transformationsberatung weiter. Schau doch mal vorbei.