Die 4 wichtigsten Aspekte eines agilen Onboardings

Mitarbeiter:innen mit einem tollen Onboardingprozess sind mit 2,6x höherer Wahrscheinlichkeit sehr zufrieden mit ihrem Arbeitsplatz, was wiederum zu höherem Engagement, gesteigerter Leistung, geringerer Fluktuation und weniger Stress führt (Quelle: Gallup’s Perspective on Creating an Exceptional Onboarding Journey for New Employees).

Aber wie gestaltet man eigenlich das Onboarding neuer Kolleg:innen, wenn es keine personalverantwortliche Person gibt, die sie oder ihn anlernt? Und wie kreiert man ein Onboarding, das sich flexibel an die Situation und Informationslage der Organisation anpasst und ohne viel Aufwand aktuell gehalten wird?

Um diese Fragen zu beantworten, haben wir uns viele Best Practices agiler Organisationen angeschaut und wissenschaftliche Erkenntnisse herangezogen. Besonders relevant war für uns der Bericht „Gallup’s Perspective on Creating an Exceptional Onboarding Journey for New Employees“.

Willkommen zu einem weiteren Blick hinter die Kulissen unserer agilen Organisationspraktiken.
In diesem Blogartikel teilen wir als New-Work-Organisation für IT‑Beratung und Softwareentwicklung unsere 4 wichtigsten Aspekte eines agilen Onboardings.

Kulturelle und soziale Aspekte berücksichtigen

Erkennen, dass es beim Onboarding nicht nur um technische Aspekte geht, sondern vor allem darum, dass neue Kolleg:innen sich sozial und kulturell abgeholt fühlen

• Dass Zugänge oder Hardware zur Verfügung gestellt werden, gehört zur Professionalität eines Arbeitgebers und wird von jeder:m neuen Mitarbeiter:in vorausgesetzt. Was unserer Erfahrung nach dahingegen wirklich begeistert und neue Kolleg:innen bindet, ist die Unternehmenskultur. Da es beim Onboarding darum geht, dass neue Kolleg:innen befähigt werden und verstehen, wie eine Organisation „tickt“, rücken wir Inhalte kultureller/sozialer Natur in den Vordergrund und nehmen einen Mindset-Wechsel vor. So sprechen wir im Onboarding z. B. vertieft über den Sinn und Zweck von Frachtwerk (unseren Purpose) oder üben Feedback zu geben.

Psychologische Bedürfnisse befriedigen

Grundlegende psychologische Bedürfnisse der neuen Kolleg:innen befriedigen

• Das Onboarding hat einen entscheidenden Einfluss darauf, ob die Potenziale neuer Kolleg:innen lediglich Beschreibungen im Lebenslauf bleiben oder tatsächlich entfaltet und für die Organisation nutzbar werden. Ob die Entfaltung der Potenziale stattfindet, hängt laut Gallup sehr davon ab, inwieweit die grundlegenden psychologischen Bedürfnisse der neuen Kolleg:innen befriedigen werden. Dafür sei es wichtig, dass der/die neue Kolleg:in sich im Rahmen des Onbaordings folgende Fragen beantworten kann:
  • Woran glauben wir bei Frachtwerk?
  • Was sind meine Stärken?
  • Was ist meine Rolle?
  • Wer sind meine wichtigsten Partner:innen in der Organisation?
  • Wie sieht meine Zukunft hier aus?

Eigenverantwortliches Onboarding ermöglichen

Das Onboarding prozessual so aufbereiten, dass der/die neue Kolleg:in die Erarbeitung der Inhalte eigenverantworlich vornehmen kann

• Solange das Onboarding von einzelnen Personen abhängig ist, ist es nicht agil. Bei der Überarbeitung unseres Onboardings war uns deswegen wichtig, dass Wissen auch ohne den Einbezug bestimmter Menschen fließen kann. Außerdem haben wir den Fokus darauf gelegt, dass das Tooling Spaß macht und die Inhalte leicht upzudaten sind. Deswegen haben wir uns dafür entschieden, ein sogenanntes „BoardingBoard“ (BB) zu erstellen. Das BB ist ein Projekt im Kanban-Format in unserem Projektmanagementtool. Dieses Projekt enthält verschiedene Tasks, die jeweils ein To-do oder Information des Onboardings abbilden. Alleine oder gemeinsam mit dem Buddy kann der/die neue Kolleg:in alle Tasks erarbeiten und tracken.

Inhalte des Onboardings bewusst machen und schulen

Buddys oder Vorgesetzten die Bedeutsamkeit eines guten Onboardings bewusst machen und die Inhalte schulen

• Onboarding ist „people-business“, was bedeutet, dass die Bezugsperson (bei Frachtwerk nennen wir uns „Buddys“) der/des neuen Kolleg:in eine enorme Rolle spielt. Aus diesem Grund haben wir über verschiedene Wege sichergestellt, dass Buddys sich sicher in ihrer Rolle fühlen, gewertschätzt werden und die Rolle gerne ausführen. Dafür haben wir z. B. verschiedene Schulungen angeboten:
  1. Buddyschulung Hard Facts: Onboardingprozess von „Hilfe, ich werde Buddy”, hinzu „Onboarding erfolgreich beendet” besprechen; BoardingBoard (s. o.) verstehen; Agenda eines klassischen Onboarding-Meetings durchgehen
  2. Buddyschulung Soft Facts: Was macht uns zu einem guten Buddy? Warum ist die Rolle des Buddys im Onboarding so wichtig?

Dem Blogformat geschuldet, haben wir die Überarbeitung unseres Onboardingprozesses hier lediglich angerissen. Die eigene Praxis hat uns jedoch gezeigt, dass vor allem der angesprochene Mindset-Wechsel, die Befriedigung der grundlegenden psychologischen Bedürfnisse der neuen Kolleg:innen, eine gute prozessuale Aufbereitung der Inhalte sowie die Schulung der Bezugspersonen in der Kreation eines überzeugenden Onboardingprozesses am bedeutendsten sind.

Da das Interesse von außen zu unseren agilen Praktiken sehr groß ist, beraten wir mittlerweile andere Organisationen und begleiten sie auf ihrem Weg hin zu mehr Agilität. Mehr Infos dazu finden sie unter https://frachtwerk.de/service/agile-organisations-beratung/.