Das Anforderungsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil im Projektmanagement von Unternehmen und bildet die Basis für die effektive Umsetzung eines Projekts. Es befasst sich mit dem Erheben, Strukturieren und Priorisieren einzelner Anforderungen für zu entwickelnde Produkte. Helen ist Anforderungsmanagerin für IT-Projekte bei Frachtwerk und gibt uns einen Einblick in ihren Arbeitsalltag.
Was ist “Anforderungsmanagement”?
Das Anforderungsmanagement stellt sicher, dass alle Anforderungen eines Produkts sowohl für den Kunden als auch das Entwicklungsteam klar definiert und verständlich sind und das Projekt so effizient wie möglich umgesetzt werden kann. Konkret bedeutet das, dass Anforderungsmanager:innen den Kunden vom Anfang bis zum Ende eines Projekts bei der Erhebung, Analyse, Dokumentation und dem Priorisieren von Anforderungen begleiten und die Umsetzung und Integration durch das Entwicklungsteam und alle Änderungen von Anforderungen über den gesamten Projektverlauf überwachen. Auch die Einführung der Software und das damit verbundene Change Management sind oft Aufgaben des Anforderungsmanagements.
“Man versucht, die genauen Anforderungen des Kunden herauszufinden: Der Kunde steht oft vor einer Herausforderung, die er mit einem Produkt lösen möchte, hat aber nur eine vaage Vorstellung davon, wie die Umsetzung aussehen könnte. Das Anforderungsmanagement hilft dann also, die Idee zu konkretisieren und begleitet die Umsetzung der Anforderungen bis zum Ende des Projekts.” – Helen, Anforderungsmanagerin bei Frachtwerk
Welche Aufgaben hat ein:e Anforderungsmanager:in?
Zu Beginn eines Projekts werden die Wünsche, Ideen und Ziele identifiziert und in grobe Anforderungscluster unterteilt. Dabei gilt es, mit dem Kunden gemeinsam zu ermitteln, was mit dem Projekt erreicht werden soll und warum. Im Anschluss werden die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an das IT-System weiter ausdetailliert und dokumentiert. Dabei achtet das Anforderungsmanagement einerseits darauf, dass die Wünsche des Kunden erfüllt sind, berät ihn jedoch andererseits zu zusätzlichen Optionen und möglichen zeit- und ressourcensparenden Alternativen. Die Dokumentation kann je nach Anforderungen unterschiedlich ausfallen: Anforderungen können u.a. als User-Stories mit detaillierten Akzeptanzkriterien aufgeschrieben werden, es können Mockups erstellt werden oder Zusammenhänge als Prozesse modelliert werden. Diese Dokumentation wird zur Weitergabe an das Entwicklerteam festgehalten und mit Feedback-Loops von Entwickler-Team und Kunde angepasst.
Für eine bessere Anschaulichkeit des Endprodukts gibt es die Möglichkeit, die Anforderungen visuell zu dokumentieren – beispielsweise mit Mockups, sodass sowohl für den Auftraggeber als auch für das Entwicklungsteam klar ist, was die Idee hinter der Anforderung ist und wie das Projekt genau umgesetzt werden soll. Dies erfordert häufig viel Zeit, weshalb das Anforderungsmanagement zunächst einschätzen muss, ob sich der Entwurf eines Mockups lohnt oder ob die Anforderungen des Projekts auch durch Gespräche geklärt und abgestimmt werden können.
Nach der Dokumentation werden die Anforderungen vom Entwicklungsteam umgesetzt und dabei vom Anforderungsmanagement getestet. Bei Frachtwerk werden dafür üblicherweise Tickets formuliert, in denen die Anforderungen als sogenannte “User Stories” dokumentiert werden und durch Akzeptanzkriterien spezifiziert sind. Diese Tickets werden vom Entwicklungsteam abgearbeitet. In Rücksprache mit dem Kunden können so Änderungswünsche und Verbesserungen im laufenden Prozess direkt berücksichtigt und eingebaut werden. Das Anforderungsmanagement ist verantwortlich, mittels Analysen Optimierungspotentiale zu identifizieren, diese Änderungen zwischen dem Kunden und dem Entwicklerteam zu kommunizieren und bis zum Projektabschluss zu koordinieren.
“Ein:e Anforderungsmanager:in muss alle Aspekte des Projekts verstehen. Einerseits muss man herausfinden, was die Wünsche des Kunden sind; man muss verstehen, wer eine Anforderung nutzt und was diese Person damit erreichen will; man braucht aber auch einen Überblick über die Möglichkeiten der Softwareentwicklung und muss mit dem Entwicklerteam durchsprechen, was sinnvoll und realisierbar ist.” – Helen, Anforderungsmanagerin bei Frachtwerk
Mit wem arbeitet das Anforderungsmanagement zusammen?
Das Anforderungsmanagement agiert als Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem Entwicklerteam. Gemeinsam mit dem Kunden werden die Anforderungen erhoben, abgestimmt und geprüft und in Zusammenarbeit mit dem Team aus Softwareentwicklern:innen werden die Anforderungen implementiert und weiterentwickelt.
Welche Fähigkeiten braucht es, um Anforderungen zu verwalten?
Während der gesamten Laufzeit eines Projekts muss das Anforderungsmanagement sehr gut kommunizieren können. Es muss Wünsche, Ideen und Erwartungen anschaulich darlegen und zwischen dem Kunden und dem Entwicklerteam vermitteln können. Gute Kommunikationsfähigkeiten sind vor allem dann erforderlich, wenn die Wünsche gegenläufig sind und deshalb versucht werden muss, eine passende Lösung für alle Parteien zu finden. Aber auch innerhalb des Entwicklungsteams fällt dem Anforderungsmanagement eine Kommunikationsrolle zu, da – wie bei Frachtwerk – oft auch das Zusammenspiel zwischen den Anforderungen an unterschiedliche Entwicklerteams koordiniert werden muss.
Außerdem ist es wichtig, Wünsche des Kunden schnell erfassen zu können, komplexe Zusammenhänge schnell verstehen und in Anforderungen übersetzen zu können. Dies erfordert eine sorgfältige und konzeptionsstarke Arbeitsweise.
“Ein selbstbewusstes Auftreten ist wichtig, um dem Kunden realistisch gegenübertreten zu können. Es kann passieren, dass die Wünsche zu Beginn etwas “over the top” sind. Da muss man wissen, was in der Umsetzung möglich und angemessen ist und dem Kunden das entsprechend vermitteln.” – Helen, Anforderungsmanagerin bei Frachtwerk
Darüber hinaus ist ein solides Know-How im Projektbereich gefragt. Auch wenn sämtliche Detailfragen mit den Experten im Entwicklerteam abgesprochen werden können, muss das Anforderungsmanagement einen Überblick über die Möglichkeiten der Softwareentwicklung haben, um das Projekt in konkrete Anforderungen aufgliedern zu können. Für die Prozessmodellierung, in der aufgezeichnet wird, wie der Businessprozess abläuft und wie der Informationsfluss stattfindet, sind Kenntnisse in der Dokumentation und Visualisierung von Prozessen Voraussetzung.
“Auch wenn die Umsetzung dem Entwicklerteam überlassen ist, muss das Anforderungsmanagement wissen, was möglich ist, welche Punkte welchen Aufwand bedeuten und welche Herausforderungen sich stellen.” – Helen, Anforderungsmanagerin bei Frachtwerk
Letztendlich ist auch eine gute Portion Kreativität gefragt, um die Ideen und Wünsche der Kunden in Prozesse und Oberflächen zu übersetzen, die einerseits einfach aussehen und funktionieren, andererseits aber die Bedürfnisse der Kunden abdecken. Häufig liegt darin der spannendste Punkt versteckt: Wie lässt sich ein komplexer Sachverhalt so in einer Software darstellen, dass es für die Anwender absolut selbstverständlich und intuitiv aussieht. Häufig werden an diesem Punkt auch UX-Profis mit in das Projekt einbezogen.
Allgemein kann man das Anforderungsmanagement sowohl der Beratung als auch dem Projektmanagement unterordnen, weshalb Hard und Soft Skills aus diesen Berufsfeldern auf das Anforderungsmanagement übertragen werden können.
Wie wird man Anforderungsmanager:in?
Meist ist ein Studium Voraussetzung für die Arbeit im Anforderungsmanagement, wie etwa in der Informatik, Wirtschaftswissenschaft oder Ingenieurwissenschaft.
Aufgrund der starken Verknüpfung des Anforderungsmanagements mit der Beratung und dem Projektmanagement ebnen fundierte Erfahrungen in diesen Bereichen den Weg zum Anforderungsmanager. Für IT-Projekte ist zusätzlich ein gewisses Verständnis im Bereich der Softwareentwicklung und Informatik gefragt. Generell muss ein starkes Interesse an der IT und an neuen Technologien gegeben sein.
“Ich habe Wirtschaftsingenieurwesen studiert. Während des Studiums war das Anforderungsmanagement als Teil des Projektmanagements Thema, aber auch Unterthemen des Anforderungsmanagements wie “Design Thinking” wurden als eigene Themen behandelt. Prozessmodellierung wurde einem in den IT- und BWL-Grundlagen gelehrt. Man lernt die theoretische Herangehensweise, die Praxis kommt dann im Berufsalltag.” – Helen, Anforderungsmanagerin bei Frachtwerk
Was macht das Anforderungmanagement bei Frachtwerk so besonders?
Bei Frachtwerk sind Anforderungsmanagement und Entwickler:innen ein eingespieltes Team. Da die Projekte vom Anfang bis zum Ende meistens in-house entworfen, entwickelt und implementiert werden, arbeitet das Anforderungsmanagement direkt mit den Experten zusammen, wodurch kurze Kommunikationswege und eine steile Lernkurve im entsprechenden Fachbereich entstehen. Außerdem erhebt das Anforderungsmanagement so nicht nur die Anforderungen, sondern kann den gesamten Prozess miterleben, bis hin zu dem Zeitpunkt, wenn das Produkt die Idee des Kunden vollständig erfüllt hat.
“Es macht Spaß, mit dem Kunden zu erarbeiten, wie er Lösungen für seine Herausforderungen bekommt. Man berät ihn dazu, was sinnvoll, realistisch und umsetzbar ist, und muss ihn dabei manchmal ein bisschen auf dem Boden halten. Aber am Ende sieht man direkte Resultate und liefert ein Produkt, das ihm seine Arbeit erleichtert.” – Helen, Anforderungsmanagerin bei Frachtwerk
