Das Corona-Virus hat Unternehmen dazu gezwungen, Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Viele Unternehmen sind nur unzureichend auf diese digitale Herausforderung vorbereitet, doch Veränderungen bringen auch immer Chancen mit sich. Warum also nicht die aktuelle Situtation nutzen, um die Zusammenarbeit im Unternehmen digitaler zu gestalten.
Damit das Arbeiten aus dem Homeoffice klappt, brauchen Teams Tools für die Zusammenarbeit. Viele Tech-Unternehmen haben diese Entwicklung für sich genutzt und eine Vielzahl an Angeboten ins Portfolio aufgenommen, teilweise mit kostenlosen Angeboten oder zeitlich beschränkten Testphasen. Die Verlockung ist groß, ein solches Angebot zu nutzen, um die Zusammenarbeit in der digitalen Welt zu ermöglichen, wobei Themen wie Datenschutz und Privatsphäre schnell in den Hintergrund rücken.
Diese Opensource-Alternativen können problemlos mit den Angeboten datenhungrieger Unternehmen mithalten!
1. Chat – Digitale Teamkommunikation
2. Videokonferenzen – Digitale Begegnungen
3. Dokumente – Zugriff über die Cloud, jederzeit und überall
4. Projektplanung & -management – Tools und Methoden in der Cloud
Digitale Teamkommunikation
Mattermost ist ein webbasierter Messaging-Dienst für Teams und erlaubt Einzel- und Gruppenchats. Anstelle eines einzelnen Posteingangs können Gruppengespräche in Channels organisiert werden, die beispielweise für Teams oder bestimmte Themen erstellt werden. Dadurch erhalten User nur relevante Nachrichten und können selbstständig steuern, welche Themen aktuell wichtig sind und welche warten können.
Zusätzlich zu einfachen Nachrichten können Dateien geteilt, Chats durchsucht und über Integrations direkt Einladungen zu Videoanrufen geteilt werden. Besonders interessant für Entwicklerteams ist die Integration von Git und DevOps Tools, wodurch diese Benachrichtigungen über den Status ihrer Anwendung in Mattermost erhalten.
Mattermost kann schnell auf dem eigenen Server bereitgestellt werden und bietet neben der Möglichkeit, die Anwendung im Browser zu nutzen, auch Apps für iOS, Android, Linux, Windows und Mac.
Ähnliche Projekte sind Rocket Chat oder Zulip. Auch diese Tools bieten Channels und Integrations zu anderen Apps.
Digitale Begegnungen
Jitsi ist ein vollverschlüsselter freier Videokonferenz-Dienst. Teilnehmer können ganz einfach per Link zu Konferenzen eingeladen werden. Die Möglichkeit, ein Passwort für den Zugang zu vergeben, bietet zusätzlich Sicherheit.
Jitsi beinhaltet die Option, seinen Bildschirm freizugeben oder im integrierten Chat Links und Dateien zu teilen. Zusätzlich lassen sich Gespräch für später aufzeichnen.
Neben der Möglichkeit, einen eigenen Jitsi-Server zu betreiben, existieren auch öffentlich zugängliche Jitsi-Instanzen. Jitsi funktioniert ohne weiteres im Browser, bietet aber zusätzlich eine iOS und Android App an.
Zugriff über die Cloud, jederzeit und überall
Mit Hilfe von Cloudspeicher-Lösungen haben Mitarbeiter von überall Zugriff auf ihre Dateien. Darüber hinaus lassen sich Dokumente mit Kollegen teilen und gemeinsam bearbeiten. Die meisten Anbieter solcher Lösungen haben ihren Hauptsitz in den USA und somit landen auch die Unternehmensdaten auf Servern in den USA. Dies bedeutet jedoch, dass ein Unternehmen nur bedingt entscheiden kann, wo genau seine internen Dateien und Dokumente abgelegt werden. Mittlerweile haben viele Anbieter reagiert und bieten Serverstandorte in Deutschland und der EU an. Doch können wir wirklich darauf vertrauen, dass niemand außer uns selbst Zugriff auf die Daten erhält?
Seafile und Nextcloud erlauben, eine eigene Cloudspeicher-Lösung zu betreiben. Die abgelegten Dateien bleiben auf den eigenen Servern und wir haben die volle Kontrolle. Darüber hinaus müssen User auf keine Funktionen aus bekannten Cloud-Lösungen verzichten. Beide Systeme bieten die Möglichkeit, eine Office-Lösung – wie OnlyOffice oder Collabora – zu integrieren, um Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente direkt im Browser zu öffnen und zu bearbeiten.
Nextcloud beinhaltet zusätzlich einen eigenen Appstore, in dem sich die Anwendung erweitern lässt.
Beide Lösungen funktionieren im Browser und bieten Apps für iOS, Android, Linux, Windows und Mac an.
Tools und Methoden in der Cloud
Digitale Todo-Listen Projektmanagement-Anwendungen helfen dabei, nicht den Überblick über wichtige Aufgaben zu verlieren. Der Vorteil des digitalen Erfassens von Aufgaben ist, dass man Dokumente und Bilder anhägen kann sowie Aufgaben mit Teammitgliedern teilen. Dadurch lassen sich Projekte besser strukturieren und in Aufgaben untergliedern.
Ein beliebte Möglichkeit, Struktur zu schaffen, sind Kanban-Boards. Sie verschaffen einen klaren Überblick über sämtliche Aufgaben und ihren Bearbeitungsstatus. Das erlaubt, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und potenzielle Probleme, wie Flaschenhälse und Single-Points-of-Failure, zu identifizieren.
Wekan wurde als freie Alternative zu Trello entwickelt. Es bietet die Möglichkeit, mehrere Boards zu erstellen und diese mit Teammitgliedern zu teilen. Jedes Board kann individuell gestaltet werden. Aufgaben können mit Labels und Farben gekennzeichnet werden und zusätzliche Inhalte wie Anhänge beinhalten. Wekan kann auf einem eigenen Server installiert werden und benötigt nur einen Browser für die Nutzung.
Ein andere Alternative bietet Gitlab. Unter Entwicklern ist Gitlab am Besten als Versionsverwaltung für Softwareprojekte bekannt. Doch Gitlab bietet auch eine mächtige Aufgabenverwaltung. Aufgaben, genannt Issues, können aus Listen bestehen, Anhänge enthalten und über Labels und Status gekennzeichnet werden. Aufgaben können in einem Kanban-Board und als Liste organisiert werden. Milestones erlauben es. Aufgaben in einer Einheit zusammenzufassen. Gitlab kann ganz einfach über den Browser bedient werden.
Closing
Die vorgestellten Lösungen sind eine kleine Auswahl an Tools, die eine Opensource-Alternative zu kommerziellen Lösungen bieten. Alle vorgestellten Tools können auf eigener Infrastruktur betrieben werden oder als Software-as-a-Service (SaaS) beim Entwickler.
Du brauchst Unterstützung bei der Einrichtung einer Opensource-Lösung in deinem Unternehmen, weißt aber nicht wie Du anfangen sollst? Schreib uns eine Nachricht unter mit deinem Vorhaben und wir vereinbaren gerne ein kostenloses Beratungsgespräch mit dir.
