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Onlinekonferenzen während Corona – was passiert danach?

Der plötzliche “Lockdown” 2020 hat gezeigt, dass bei vielen Unternehmen doch auf die eine oder andere Art Homeoffice möglich ist! Was ein Jahr vorher noch schwer vorstellbar war, ist plötzlich Realität geworden und ein paar Monate später waren dann auch die letzten Mitarbeitenden mit VPN und Teams ausgestattet.

Doch was wird eigentlich nach Corona passieren?

Dunkel erinnern wir uns an Zeiten mit Präsenzmeetings und vereinzelten Teilnehmenden über WebEx oder andere prähistorische Einwahlmethoden. Oder an dicht gedrängte Runden vor einer Laptop-Kamera, damit überhaupt alle Gesprächsteilnehmer ins Bild passen. Die Teilnahme an solchen geteilten Meetings war für alle Beteiligten eine Qual: Der Großteil saß in einem Meetingraum, hatte ein Whiteboard oder einen Beamer zur Verfügung, wurde aber hin und wieder durch eine unverständliche Stimme am Telefon aus der Diskussion gerissen, die verzweifelt versuchte, irgendwie dem Meetingfortschritt zu folgen. Auf der anderen Seite arme Reisende am Telefon, konfrontiert mit der schieren Unmöglichkeit, ohne Kamera- und Bildschirmübertragung der Versammlung folgen zu können oder zu wollen. Werden wir in einer Welt nach Corona wieder in diese prähistorische Haltung zurückfallen? Nun, ein paar Szenarien wären denkbar:

  • Das All-In-Szenario: Sobald wie möglich erobern sich alle ihren Platz im Großraum zurück und Online-Meetings reduzieren sich bald nur noch auf bilaterale Gespräche. Ein relativ wahrscheinliches Szenario, aber leider zu Lasten Einzelner, die im Home-Office neue Chancen gewittert haben, während Corona als Remote Worker zum Projekt hinzugestoßen sind oder sich gerade auf der Reise befinden.
  • Das All-Digital-Szenario: Denkbar wären auch primär Meetings, die nach Möglichkeit weiterhin “voll-virtuell” durchgeführt werden, selbst wenn sich ein Großteil der Beteiligten im selben Büro befindet. Das wäre sehr fair den Remote Workern gegenüber, würde aber zu Lasten der Kreativität am Whiteboard gehen – ein relevanter Teil der Meetingkultur, den die meisten in Corona-Zeiten sicherlich am schmerzlichsten vermissen.
  • Ein hybrides Szenario: Am wünschenswertesten wäre sicherlich eine Kultur, die sowohl eine Teilnahme vor Ort, als auch digital ermöglicht. Ein solches Szenario wirft aber zwei Wesentliche Fragen auf: a) Wie kann es möglich sein, alle Teilnehmenden gut zu verstehen und zu sehen? Und b) Wie kann kreativ gearbeitet werden?

Schauen wir uns die Fragen des hybriden Szenarios einmal im Detail an: Um zu ermöglichen, alle Beteiligten gleichermaßen gut sehen und verstehen zu können, müssten die Personen im Raum über einen großen Monitor oder Beamer verfügen, der die entfernten Personen möglichst Lebensgroß abbildet. Dass jede Person im Raum den eigenen Laptop nutzt, wäre sicherlich auch möglich, stünde einer gesunden Meetingkultur aber höchstwahrscheinlich diametral gegenüber. Entfernte Teilnehmende könnten weiter wie bisher ihr eigenes Setup aus Webcam und Headset nutzen. Zur Audioübertragung wird ein System aus Lautsprecher mit Raummikrofon notwendig sein: Um Rückkopplungen effektiv zu unterdrücken, wird es schwer sein, für Aufnahme und Wiedergabe getrennte Systeme zu nutzen. Anforderung an ein Mikrofon wird zudem sein, dass es alle Beteiligten im Raum gleichermaßen aufzeichnet, ohne dass sie gedrängt um einen Laptop sitzen müssen. Je nach Meetinggröße könnte ein Setup mit erweiterbaren Grenzflächenmikrofonen denkbar sein. Gleiches gilt für die Videoübertragung: Hier könnte bis zu einer gewissen Meeting-Größe eine Weitwinkelwebcam weiterhelfen, die erlaubt, dass alle Teilnehmenden im Raum eingefangen werden – herkömmliche Laptop-Kameras kommen gerade in diesem Punkt doch schnell an ihre Grenzen.

Bei der Frachtwerk GmbH haben wir solche Setups bereits erfolgreich getestet:

  • ein 55’’-Monitor, um alle Teilnehmenden gut sehen zu können
  • eine 120°-Weitwinkelkamera, um alle Teilnehmenden vor Ort gut einfangen zu können
  • ein Tischmikrofon mit Lautsprecher, um alle Sprecher im Raum gut verstehen und alle zugeschalteten Sprecher gut hören zu können

Mit diesem Setup haben wir gute hybride Konferenzen führen können. Wichtig war uns bei diesem Setup, keine astronomischen Kosten aufzurufen – sicherlich hätte ein professionelles Konferenzraumsetup mit Richtmikrofonen und Kameras, die Sprecher automatisch orten und verfolgen können, zu noch besseren Ergebnissen geführt – das hätte die Kosten jedoch auch schnell um den Faktor 10 bis 100 erhöht und hätte uns auf eine Meeting-Technologie (z.B. Cisco WebEx) beschränkt.
Daneben war uns wichtig, keinen zusätzlichen Server oder PC betreiben zu müssen und möglichst alle Funktionen vom Laptop eines Moderators aus nutzen zu können, um von dort aus beispielsweise auch Präsentationen teilen zu können. Herzstück der Ausstattung ist daher je Meetingraum ein USB-C-Dock mit Thunderbolt, an das Fernseher, Webcam und Mikrofon/Lautsprecher-Kombination angeschlossen sind. So ist es der moderierenden Person möglich, über einen einzigen Anschluss Zugriff auf das gesamte Setup zu haben und gleichzeitig frei in der Verwendung der Meetingtechnologie zu sein.

Haben Sie Fragen zum Thema Onlinekonferenz oder zu Systemen dafür? Dann sprechen Sie uns gerne an!
Entsprechend unserer Open-Source-Strategie verwenden wir bei der Frachtwerk GmbH insbesondere Jitsi und Big Blue Button – auch hierzu beraten wir Sie gerne!

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