Für eine erfolgreiche Durchführung von Projekten bildet die Wahl der passenden Projektmanagement-Methode eine essenzielle Grundlage. Durch die individuellen Eigenschaften und Rahmenbedingungen eines jeden Vorhabens stehen zahlreiche Methoden zur Herangehensweise zur Auswahl. Neben den bewährten, klassischen Vorgehensmodellen konnten sich zunehmend moderne und agile Methoden etablieren und genießen seit einigen Jahren eine hohe Aufmerksamkeit.
Doch wann sollte auf diese Methoden zurückgegriffen werden und welche Vorteile bieten sie? Mit diesen und weiteren Fragen beschäftigt sich der folgende Artikel.
Wie unterscheiden sich klassische und agile Ansätze voneinander?
Betrachtet man zunächst die Zielgrößen im klassischen Projektmanagement, wird schnell klar, dass der Umfang des Projekts von Beginn an fest definiert ist. Alle Anforderungen und Leistungen müssen vor dem Projektstart erfasst und dokumentiert werden. Im weiteren Vorgehen werden diese linear abgearbeitet. Anpassungen oder Veränderungen im Verfahren werden nach Möglichkeit vermieden, da diese in der Regel den Projektablauf verzögern und nur durch aufwändige Change-Requests bearbeitet werden können.
Im agilen Ansatz hingegen verhalten sich die Zielgrößen genau entgegengesetzt. Mit Hilfe eines festen Budgets und innerhalb eines definierten Zeitrahmens wird versucht, das optimale Ergebnis zu erzielen. Das genaue Ergebnis am Ende des Projekts ist zu Beginn noch nicht bekannt.
Ein sofortiger Umschwung auf ausschließlich agile Methoden lässt sich in den wenigsten Projekten realisieren und ist außerdem nicht für alle Arten von Projekten geeignet. Aus diesem Grund kann es von Vorteil sein, neben dem klassischen Vorgehen auch Methoden und Ansätze des agilen Projektmanagement einzusetzen. In einem solchen Fall spricht man vom Hybridenprojektmanagement.
Welche Vorteile ergeben sich daraus?
Durch den Einsatz von agilen Prinzipien werden zahlreiche positive Effekte erzielt, wenn diese von allen Projektteilnehmern gelebt werden. Um einen möglichst hohen Nutzen erzielen zu können, sollten allerdings einige Prämissen beachtet werden:
Veränderungen der Anforderung und des Vorgehens als Teil der Projektarbeit
Agiles Vorgehen und der Einsatz von agilen Methoden fokussieren dabei die Erzielung eines möglichst hohen Nutzens am Ende des Projekts. Dieser kann jedoch nur erzielt werden, wenn das Vorgehen und die Anforderungen regelmäßig an die sich verändernden Rahmenbedingungen angepasst und danach ausgerichtet werden.
Hohe Mitwirkung des Auftragsgebers während des Projekts erforderlich
Damit am Ende des Projekts ein für den Kunden zufriedenstellendes Ergebnis erzielt werden kann, ist eine enge Zusammenarbeit und intensive Kommunikation unersetzlich. Erst durch den regelmäßigen Austausch und die Präsentation von Zwischenergebnissen können Feedback und Änderungen im Verlauf des Projekts erkannt und berücksichtigt werden. Dadurch kann die zunächst grobe Vorstellung über das Ergebnis zu Beginn des Projekts stetig spezifiziert und genau auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt werden. In Summe wird dadurch der Nutzen und vor allem die Akzeptanz der angestrebten Lösung gesteigert.
Eine Möglichkeit, die Kommunikation innerhalb des Projektteams zu stärken, ist die Methode des Daily Stand-Ups. Hierbei wird der regelmäßige Informationsaustausch im Team gefördert und täglich der Raum dafür geschaffen, sich über aktuelle Themen sowie eventuelle Probleme des Projekts auszutauschen und direktes Feedback zu erhalten. Die Zeiträume zwischen den Stand-Ups können beliebig variiert und beispielsweise auch als Weekly oder Monthly Stand-Up im Projekt eingesetzt werden.
Iteratives statt sequenziellem Planen.
Auch im agilen Vorgehen wird nicht auf die Erstellung von Detailplanungen verzichtet. Betrachtet wird dabei im Gegensatz zum sequenziellen Vorgehen allerdings nur ein kurzer Zeithorizont. Hierbei wird häufig das Prinzip des Timeboxing verwendet.
Eine Timebox ist durch eine definierte Dauer und ein zu erreichendes Ziel gekennzeichnet. Sie wird zum vordefinierten Zeitpunkt beendet und alle nicht erledigten Inhalte werden in nachfolgende Timeboxes verschoben bzw. entfallen, wenn bereits neue Erkenntnisse vorliegen.
Durch das iterative Vorgehen kann schnell auf Veränderungen reagiert und neue Erkenntnisse sowie Feedback im weiteren Verfahren beachtet werden. Darüber hinaus kann diese Methode einen positiven Effekt auf die Motivation der Mitarbeiter innerhalb des Projektteams erzielen, da nach jedem Iterationszyklus erste Erfolge sichtbar sind und ein Fortschritt erkennbar ist.
Wann sind agile Methgoden sinnvoll?
Auch wenn agile Methoden eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringen, können diese nicht in jedem Projekt ihr volles Potential entfalten. Einen besonders hohen Nutzen können agile Methoden in Projekten bewirken, die:
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eine lange Laufzeit und einen hohen Grad an Komplexität aufweisen
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sich durch eine hohe Dynamik auszeichnen und durch Anforderungen, welche sich ständig verändern
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zu Beginn keine genauen oder nur sehr grobe Zielvorstellungen bzw. Anforderungen definieren, welche sich zum Teil auch erst im Verlauf des Projekts ergeben
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in einem unbekannten Umfeld durchgeführt werden, in dem das Projektteam nur wenig oder gar keine Erfahrungen vorweisen kann (z.B. im Einsatz von neuen Technologien)
Closing
Wie zu Beginn bereits angeschnitten wurde, ist es in der Praxis schwierig, ein Projekt komplett agil zu gestalten bzw. sofort auf neue Vorgehensweise und Methoden umzustellen. Dadurch ist es von Vorteil, einen hybriden Ansatz zu wählen und sich zunächst auf einzelne Methoden und Prinzipien des agilen Vorgehens zu fokussieren und gezielt das klassische Vorgehen mit diesen ergänzen. Die beispielhaft angesprochenen Methoden stellen dabei nur einen kleinen Einblick in die Möglichkeiten dar, die der Werkzeugkasten agiler Methoden zu bieten hat.
